更新日：2026年3月31日

住民票の写しや戸籍謄本等の第三者交付に係る本人通知制度

本人通知制度とは

この制度は、事前に登録したかたに対して、そのかたの住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人や第三者に交付したとき、その交付した事実を通知する制度です。本制度は、平成22年6月1日から実施しております。

※この制度の適用は希望者に限るため、事前に登録が必要です。

※平成25年6月1日に要綱が改正され、それまでは登録日から3年間となっていた登録期間が無くなり、3年ごとの更新手続きが不要となりました。

※登録申込書はお一人につき1枚ずつ必要です。未成年のお子様については法定代理人（親権者や未成年後見人）が代わりに申し込みできますが、配偶者等については代理人としての申し込みとなるため委任状が必要です。

登録できるかた

1. 蓮田市の住民基本台帳または戸籍の附票に記録されているかた（住民基本台帳または戸籍の附票から除かれたかたを含む。）
2. 蓮田市の戸籍に記録されているかた（戸籍から除かれたかたを含む。）

登録に必要なもの

1. 蓮田市本人通知制度登録申込書（様式第1号）
2. 窓口に来られるかたの本人確認書類（個人番号カード〔マイナンバーカード〕・運転免許証・旅券〔パスポート〕等）

※代理人（登録できるかたから委任を受けたかた）が窓口に来られる場合は、委任状及び代理人の本人確認書類

※成年後見人などのかたが窓口に来られる場合は、法定代理人である資格を証明する書類及び法定代理人の本人確認書類

登録受付

窓口受付

蓮田市役所市民課または蓮田駅西口行政センターの窓口で登録の手続きをしてください。

登録受付時間は、午前8時30分～午後5時15分です。（市役所の閉庁日には、登録受付できません。）

郵送受付

次のものを同封して、蓮田市役所市民課（〒349-0193埼玉県蓮田市大字黒浜2799番地1）まで郵送してください。

1. 蓮田市本人通知制度登録申込書（様式第1号）
2. 本人確認書類（個人番号カード〔マイナンバーカード〕・運転免許証・旅券〔パスポート〕等）のコピー

※代理人（登録できるかたから委任を受けたかた）が申し込みする場合は、委任状及び代理人の本人確認書類コピー

※成年後見人などのかたが申し込みする場合は、法定代理人である資格を証明する書類及び法定代理人の本人確認書類コピー

電子申請による受付

電子証明書が搭載されたマイナンバーカードをお持ちのかたは、電子申請による受付ができます。

手続きは電子申請・届出サービス（外部サイトへリンク）をご覧ください。

どんな時に通知するのか

・住民票では、本人又は同一世帯以外のかたが取得した場合に通知します。血縁者でも別世帯のかたは第三者と見なしますので、同一住所でも世帯が別になっているかたが取得した場合は通知の対象となります。

・戸籍謄抄本等では、本人、配偶者、同じ戸籍に記載されているかた、又は直系の卑属尊属以外のかたが取得した場合に通知します。実の兄弟姉妹でも、婚姻後では別戸籍となるため、通知の対象となります。

・住民票、戸籍謄抄本ともに、委任状の添付による代理人の交付請求も含みます。

※ただし以下の場合を除きます。

• 裁判及び紛争に関わるもので特定事務受任者（弁護士・司法書士等）が請求した場合
• 公用による請求
• 請求内容が密行性の高いもの

通知の対象となる証明書

• 住民票の写し（本籍が記載されたもの）
• 住民票記載事項証明書（本籍が記載されたもの）
• 戸籍謄本及び戸籍抄本（全部事項証明書または個人事項証明書）
• 戸籍記載事項証明書（一部事項証明書）
• 戸籍の附票の写し

※消除された住民票（除票）、除かれた戸籍（除籍）も含みます。

交付事実の通知

事前登録されたかたの住民票の写し等を本人の代理人や第三者に交付した場合、その交付した事実を郵送で通知します。

交付通知書には、次の項目が記載されます。

1. 交付年月日
2. 交付した証明書の種別（住民票の写し、戸籍謄本等）および通数（件数）
3. 交付請求者の区分（代理人、第三者）

※交付請求者の氏名は記載されません。

登録事項の変更・廃止の届出

登録申請書に記載した事項（氏名、住所、本籍等）に変更があった場合や登録を廃止したい場合などは、必ず登録（変更・廃止）届出書を提出してください。変更があったにもかかわらず変更届出書が提出されない場合、登録が廃止されることがありますのでご注意ください。

様式（登録申込書等）及び要綱

• （様式第1号）蓮田市本人通知制度登録申込書（表）（PDF：113KB）
• （様式第1号）蓮田市本人通知制度登録申込書（裏）（PDF：109KB）
• （様式第3号）蓮田市本人通知制度登録（変更・廃止）届出書（PDF：121KB）
• 委任状（蓮田市本人通知制度用）（PDF：52KB）
• 蓮田市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度に関する要綱（PDF：159KB）
• 蓮田市住民票の写し等の第三者不正取得に係る本人通知に関する事務取扱要綱（PDF：147KB）

開示請求について

第三者へ住民票等の写しを交付した内容については、「個人情報の保護に関する法律」の規定に基づき、本人により開示請求することができます。ただし、開示されるのは「個人情報の保護に関する法律」の範囲内での情報となり、全ての情報が開示されるわけではございません。法律に基づき開示されない情報もあります。

【開示されない情報の例】
　・請求者及び依頼者の住所、氏名
　・利用目的に含まれる個人の氏名等
 

開示請求の際は、運転免許証、パスポート、その他官公署が発行した本人確認できる写真付きの証明書のご提示が必要となります。

※写しの交付を希望する場合、写しの費用の納付が必要となります。

※文書の開示は、開示請求の受付から数日かかります。